Для чего нужны комиссии собственников помещений и как их создать. Что такое комиссии собственников помещений?
Это коллегиальные совещательные органы управления многоквартирным домом, которые могут избираться по решению общего собрания собственников помещений или по решению совета МКД.
Хотя Жилищный кодекс назвал комиссии собственников помещений в многоквартирном доме (далее - комиссии собственников, комиссии) совещательными органами управления домом, надо иметь в виду, что у комиссий нет полномочий по принятию каких-либо решений по управлению многоквартирным домом, так же как и у совета дома. Единственным полномочием комиссий является подготовка предложений по отдельным вопросам, связанным с деятельностью по управлению многоквартирным домом, поэтому полномочия комиссий значительно меньше, чем у совета дома.
Что общего у совета дома и комиссий собственников? И в совет, и в комиссии избираются собственники помещений в доме. При этом совет дома должен быть создан обязательно, он избирается на общем собрании собственников помещений и осуществляет свою работу на постоянной основе, в течение двух лет, если иной срок не установлен решением общего собрания. Комиссии могут избираться, если в этом есть необходимость. Они могут быть как постоянно действующими (в течение установленного срока), так и временными – для решения какой-то одноразовой конкретной задачи. Статус комиссий ниже, чем совета многоквартирного дома.
Какие бывают комиссии, и для каких целей они создаются? Комиссии собственников помещений создаются в помощь совету многоквартирного дома для подготовки предложений по отдельным вопросам. Совет дома использует предложения комиссий для того, чтобы подготовить свои предложения собственникам помещений. Поэтому создание специальных комиссий собственников помогает преодолеть проблему недостаточной квалификации членов совета по отдельным вопросам управления домом, а также перераспределить нагрузку и ответственность между большим числом собственников помещений, принимающих участие в подготовке предложений.
В многоквартирном доме могут создаваться разные комиссии собственников, в зависимости от того, какой вопрос необходимо проработать, какое предложение подготовить.
Жилищный кодекс назвал только одну из возможных комиссий – комиссию по оценке проектов договоров управления . Такая комиссия может создаваться при подготовке к проведению общего собрания по выбору управляющей организации и заключению договора управления (утверждению условий договора). Работа такой комиссии может заключаться в изучении предложений услуг и работ разных управляющих организаций, размещаемых в сети Интернет или присланных в ответ на запрос совета МКД, сравнении этих предложений (по существенным условиям договора управления), а также в оказании помощи председателю совету дома при подготовке к проведению переговоров с управляющими организациями, отобранными в качестве возможных претендентов на роль нового управляющего домом. Комиссия может также представить совету рекомендации по подготовке заключения по условиям предлагаемых разными организациями проектов договоров управления и предложений для общего собрания собственников помещений.
Полезным для собственников помещений в многоквартирном доме будет создание комиссий для подготовки предложений по перечню работ и услуг по управлению, содержанию и ремонту общего имущества для формирования заказа управляющей организации. Содержание деятельности совета МКД по подготовке такого предложения рассмотрен в разделе 2 настоящих методических рекомендаций. Если совет дома принял решение подготовить для собственников помещений предложение по перечню работ и услуг, помочь ему могут техническая и финансовая комиссии собственников помещений. Техническая комиссия, в которую могут входить собственники, имеющие строительное или другое инженерное образование, может оценить состояние общего имущества и потребность в работах и ремонтах для его надлежащего содержания. Техническая комиссия может работать самостоятельно или в контакте со специалистами управляющей организации. Результаты ее работы будут отражать взгляд «изнутри» на потребности дома в работах и услугах, что затем в процессе обсуждения с управляющей организацией поможет сформировать обоснованный перечень работ и услуг по договору управления.
Техническая комиссия может создаваться для работы в течение непродолжительного отрезка времени один раз в году – например, в августе-сентябре для планирования работ на следующий календарный год. В то же время, и в течение года для технической комиссии также может найтись работа – например, для содействия совету в приемке ремонтных работ, выполненных управляющей или подрядной организацией, или для оценки последствий аварийных ситуаций, если при их возникновении нанесен вред общему имуществу.
Задачей финансовой комиссии может быть оценка, сколько средств необходимо для выполнения работ и ремонтов, предложенных технической комиссией или оценка обоснованности и доступности для собственников помещений размера платы по договору управления, предлагаемой управляющей организацией. Финансовая комиссия может провести анализ стоимости услуг и работ разных управляющих и подрядных организаций в городе, оценить предлагаемые сметы на ремонтные работы. обственников.
Выявление и учет мнений собственников помещений, а также информирование их по важным вопросам управления общим имуществом важны не только для вовлечения собственников в процесс принятия решений, но и для обеспечения доверия к деятельности совета дома. Поэтому полезно также создать в доме комиссию по связям с собственниками помещений или две отдельных комиссии – по выявлению мнений и по информированию собственников. Работу таких комиссий лучше организовать на постоянной основе.
Работа комиссии по выявлению мнений собственников по разным вопросам, связанным с управлением многоквартирным домом, может заключаться в сборе информации от собственников по тем или иным вопросам, разработке анкет и проведении опросов, обобщении результатов опросов и анализе обращений собственников в совет дома, организации встреч совета с собственниками помещений для обсуждения разных вопросов и т.д.
Задачи комиссии по информированию собственников об управлении многоквартирным домом и работе совета дома могут заключаться в подготовке по поручению совета дома объявлений, информационных листков, ведении информационного уголка или даже сайта многоквартирного дома в Интернете. Такую работу вполне может взять на себя кто-то из молодежи.
Полезным помощником совету может быть административная комиссия, которая будет заниматься организационными вопросами при подготовке и проведении общего собрания собственников помещений – подготовка листов регистрации участников собрания, нужного количества бюллетеней голосования, проведение регистрации и т.д.
Еще одно направление деятельности, подходящее для поручения комиссиям собственников – организация соседских праздников (например, празднование Нового года, Дня дома) и субботников, детских и спортивных мероприятий, клубов по интересам. Во многих домах, где хорошие отношения между соседями, и сейчас встречаются такие инициативные комиссии по соседским мероприятиям. Их обычно создают активные родители, спортивная и общительная молодежь, энергичные пенсионеры – в зависимости от того, какое мероприятие соседи хотят организовать в своем доме.
Кроме того, в многоквартирных домах часто возникают разные вопросы, непосредственно связанные с проживанием в доме или пользованием общим имуществом, которые требуют коллективного решения на общем собрании собственников помещений. Это могут быть вопросы организации площадок для выгула собак, стоянки автомобилей, сдача в аренду части общего имущества или размещение рекламы. Для подготовки решений по таким вопросам также могут создаваться временные комиссии собственников. С другой стороны, собственники могут создать и специальную комиссию по вопросам пользования общими имуществом, которая будет существовать постоянно, но собираться по необходимости.
Для многих многоквартирных домов также актуальными были бы комиссии по взаимодействию с арендаторами (собственниками) нежилых помещений или согласительные комиссии, задача которых – помощь в разрешении соседских конфликтов, связанных с соблюдением правил проживания и пользования общим имуществом в доме.
Как привлечь собственников к работе в комиссиях? Для того, чтобы иметь возможность создавать комиссии собственников помещений в многоквартирном доме, совету дома надо понимать, кто из собственников помещений может участвовать в таких комиссиях, - то есть, кто имеет нужные знания, квалификацию, опыт и время, возможности и желание поучаствовать. А для того, чтобы собрать такие сведения, нужно, прежде всего, иметь достаточное представление о собственниках помещений, иными словами, понимать, кто в доме живет.
Для сбора такой информации можно провести опрос среди собственников помещений в доме. В Приложении 3 приведен пример анкеты собственника помещения в многоквартирном доме, цель которой – получить сведения для базы данных о собственниках помещений в доме, определении доли собственников в праве общей долевой собственности на общее имущество и количества голосов для участия в общем собрании собственников помещений, и установления связи при аварийных ситуациях.
Совету дома необходимо иметь в виду, что в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. 152-ФЗ "О персональных данных" собственники помещений не обязаны представлять совету дома сведения о себе, но могут сделать это добровольно. Поэтому важно разъяснять, для чего нужны эти сведения, что они не будут использоваться в ущерб интересам собственника, передаваться посторонним лицам, персональные данные (и заполненные анкеты) будут храниться таким образом, чтобы исключить доступ к ним посторонних, то не членов совета дома.
В Приложении 4 приведен пример анкеты с приглашением участвовать в комиссиях. Эта анкета может помочь получить сведения, кто на разовой или регулярной основе согласен помогать совету дома по различным вопросам. Полученные в результате анкетирования сведения дадут совету МКД возможность подобрать кандидатуры участников комиссий, а также понять, кого можно избрать в регулярно работающие комиссии (собственники располагают большим свободным временем), а кого в комиссии, работающие один-два раза в году непродолжительное время.
Сбор сведений о собственниках через анкетирование лучше всего вести путем индивидуальных встреч и бесед, в ходе которых заполняются анкеты. Установление личных контактов членов совета МКД очень важно для последующей работы совета. Эту работу можно распределить среди членов совета так, чтобы представитель от подъезда в совете дома обошел квартиры и поближе познакомился с людьми в своем подъезде. Председатель совета МКД может присоединяться к представителям подъездов во время встреч с собственниками квартир.
Для продуктивной работы совета дома важно не только создать себе в помощь комиссии собственников помещений, но и поддерживать их работоспособность и обеспечить активное участие как можно большего числа собственников в таких комиссиях. Если совет не будет общаться с избранными комиссиями, обсуждать их предложения, не будет показывать (в том числе и на общем собрании) насколько их работа полезна для всех собственников и совета, члены комиссий наверняка потеряют интерес к работе в комиссиях. Чем больше собственников будет вовлечено в активную работу комиссий, тем легче будет работать совету и самим комиссиям, проще будет найти преемников для членов совета дома при его переизбрании.
Актив собственников помещений: старшие по подъездам, лестничным площадкам (этажам). Институт старших по домам или подъездам давно известен в российских городах. Они избирались как участники территориального общественного самоуправления. Старшие по дому (подъезду) занимаются вопросами привлечения жителей к обеспечению порядка, сохранности дома (подъезда), благоустройства придомовой территории. В товариществах собственников жилья есть примеры, когда кроме старших по подъездам выбираются старшие по лестничным площадкам: один из соседей по этажу принимает на себя обязательства контактировать со старшим по подъезду и при необходимости с правлением ТСЖ, передавая пожелания, мнения своих соседей по лестничной площадке, а также передавать им полученную информацию. Обязанности старшего по лестничной площадке по очереди выполняют собственники всех квартир. Такая система самоорганизации позволяет обеспечить очень быстрый обмен и распространение информации, получения сведений и откликов от всех собственников. Кроме того, люди в доме лучше узнают друг друга, больше общаются.
Этот опыт могут применять и советы многоквартирных домов, привлекая к работе старших подъездам (если они не вошли в члены совета) и поощряя избрание старших по лестничным площадкам. Основная задача старших – осуществление взаимосвязи между «рядовыми» собственниками и советом дома: выявление потребностей и мнений соседей, и донесение их до совета дома, и информирование собственников о предложениях и решениях совета.
В чем главная польза комиссий собственников помещений и старших по подъездам (этажам)? Участие в работе совета многоквартирного дома, комиссиях, как и выполнение обязанностей старших по подъезду или лестничной площадке повышает активность собственников помещений. Большое количество людей вовлекаются в подготовку и обсуждение предложений по управлению многоквартирным домом. Эти собственники приходят на общее собрание, обеспечивая ему кворум, осознанно голосуют за проработанные коллективные решения, а затем способны контролировать их выполнение. Чем больше людей принимают участие в общих и полезных для всех делах, тем крепче связи между людьми, лучше атмосфера в доме, большую роль играет общественное мнение.
Конечно, создание комиссий – дело добровольное, и закон устанавливает, что собственники сами решают, нужны ли им какие-либо комиссии. Все функции по подготовке принятия собственниками решений по управлению домом и контролю выполнения принятых решений можно возложить и на совет многоквартирного дома. Но совет дома вряд ли будет состоять из большого числа членов. А затем, как это часто бывает, все функции совета дома могут вообще перейти в руки его председателя – практика некоторых ЖСК и ТСЖ об этом свидетельствует. И постепенно возникает разрыв и противостояние председателя правления ТСЖ (или председателя совета дома) и других собственников помещений. Собственники отстраняются от участия в управлении домом, председатель единолично несет всю нагрузку и всю ответственность. Это не только требует больших затрат времени и сил от одного человека – председателя, но еще и возникает представление, что собственники «наняли» человека, чтобы он работал на них. При этом сам председатель правления чувствует, что его работа не получает признания со стороны собственников, плохо вознаграждается. А передать эту ношу некому, потому что рядом нет группы активных людей, из которых мог бы быть выбран преемник.
Советам многоквартирных домов и их председателям рекомендуется учесть негативный опыт некоторых товариществ и иначе строить взаимоотношения между советом и собственниками помещений. Совет может стать центром активности многих собственников помещений в доме, организатором активной деятельности комиссий собственников, старших по подъездам и лестничным площадкам, других людей, готовых время от времени включаться в работу и поддерживать избранные органы самоуправления (см. рисунок 1). Работа в совете дома, комиссиях дает возможность большому числу людей стать активными и грамотными (навыки приходят в процессе работы!) собственниками, установить связи с соседями. Через общение и совместные действия формируется коллектив, способный принимать общие решения и воплощать их в жизнь.
Рисунок 1. Совет многоквартирного дома, комиссии и актив собственников помещений в многоквартирном доме
Постоянные связи между советом и другими собственниками. Почему важно установить связи с собственниками? Для успешной деятельности совета дома, прежде всего, колоссальное значение имеет информированность собственников помещений в доме. Собственники будут поддерживать предложения совета дома, только если получат о них своевременную информацию, и будут понимать, на чем основаны такие предложения. В свою очередь, предложения совета будут в большей степени отвечать нуждам и пожеланиям собственников, если в доме существует порядок выявления и учета их мнения еще до проведения голосования на общем собрании. Хорошая организация предоставления информации собственникам предотвращает возникновение проблем, связанных с незнанием или непониманием чего-либо.
Личные интересы председателя и членов совета не должны преобладать над общественными интересами, то есть интересами большинства собственников в доме. Все предложения должны быть направлены на повышение качества содержания общего имущества, безопасности, комфортности проживания в доме, на более эффективное использование средств, которые собственники платят на содержание общего имущества (получение большего за те же деньги). В любом случае, все предложения совета должны быть обоснованы так, чтобы собственники понимали, на чем они основаны, к каким последствиям приведут. Если совет предлагает «непопулярное» решение, например, принять предложение управляющей организации повысить размер платы по договору управления домом, совету придется объяснять собственникам, чем такое предложение вызвано, что конкретно будет сделано, какую пользу получат собственники. Любые предложения, если их не пожелает одобрить большинство собственников, не принесут дому никакого выигрыша, не будут работать на авторитет совета дома. Поэтому все предложения, особенно те, которые могут сказаться на кошельке собственников, лучше выносить на обсуждение задолго до проведения общего собрания собственников: во-первых, реакция людей покажет, приемлемо ли вообще предложение, и, во-вторых, у собственников будет понимание их причастности к принимаемым решениям и будет больше ответственности за их выполнение.
Чтобы строить позитивные взаимоотношения с собственниками, совету дома важно знать их мнение по насущным вопросам жизни дома.
Как выявить мнения и пожелания собственников помещений? Вот несколько несложных и эффективных методов выявления мнений собственников и поддержки их активности.
• Анализ обращений собственников в управляющую организацию. Анализ поступивших за год обращений, заявок на ремонт, ликвидацию аварий, а также выявление других типичных вопросов, с которыми собственники обращались в управляющую организацию в прошлом (текущем) году, поможет получить представление о нуждах и пожеланиях собственников, полезное при подготовке перечня работ и услуг, которые следует включить в план исполнения договора управления в следующем году.
• Ящик для предложений. Такой ящик хорошо установить в лифтовом холле, на первом этаже, около выхода – на видном месте. Собственники опускают письма с предложениями, причем по желанию собственников письма могут быть анонимными. Совет дома рассматривает все поступившие предложения.
• «Книга жалоб и предложений». Еще один полезный инструмент – книга «жалоб и предложений» в самом совете дома, куда собственники могут записывать свои предложения совету, замечания по деятельности управляющей организации. Такая книга может стать инструментом оперативного выявления настроения собственников.
• Регулярные встречи с активными собственниками для обсуждения текущих вопросов. В тех домах, где актив состоит не только из совета дома, а включает также старших по подъездам или лестничным площадкам, эти представители собственников могут существенно помочь совету в выявлении мнений своих соседей. Старшие играют роль «связных» между советом и собственниками, собирая пожелания и мнения собственников и донося их до совета дома.
• Проведение «мини-собраний» по подъездам. Это очень полезный инструмент, поскольку такие неформальные собрания позволяют до проведения общего собрания обсудить насущные вопросы и выявить отношение собственников к предложениям совета. Проблемой может быть поиск подходящего места для таких совещаний, если в подъездах домов или во дворах тесно.
• Сбор информации и предложений через комиссии собственников помещений. Комиссии, объединяющие собственников с определенной квалификацией и опытом, помогают получить профессиональные советы, мнения и предложения, а при их обсуждении с собственниками – поддержку со стороны членов комиссий.
• Анкеты, распространяемые среди собственников (и других жителей дома). Время от времени (например, один раз в год) всем собственникам можно рассылать анкету, чтобы оценить, насколько они удовлетворены содержанием дома и условиями жизни в нем. Также можно через анкеты получить информацию о возрастном составе жителей дома (сколько взрослых, детей, подростков), количестве домашних животных, обновлять данные о регистрационных номерах автомашин и их владельцах, а также получать сведения о сдаче квартир в наем (аренду) и о самих нанимателях. Пример анкеты собственника приведен в Приложении 3.
• Опросы собственников. Цель опросов – узнать мнение собственников по конкретным вопросам, получить предварительный отклик на предложения совета по улучшению состояния дома, благоустройству территории. Если опросные листы вкладываются в почтовые ящики или разносятся по квартирам, должно быть предусмотрено как (куда, кому) собственники могут вернуть заполненные листы. Задача совета – добиться максимального отклика от собственников. Пример опросного листа для планирования работ по капитальному ремонту здания приведен в Приложении 5.
• Открытые заседания совета. Проводить всегда открытые для других собственников заседания совета дома не обязательно и даже нецелесообразно: такие заседания трудно вести в рамках повестки дня, они всегда будут затягиваться надолго. Тем не менее, иногда – например, раз в квартал – полезно проводить открытое заседание, на котором предусмотреть время для выступления и вопросов собственников совету дома. Кроме того, бывают проблемы, по которым мнение собственников особенно важно, а организовывать письменный опрос или проводить «совещания» по подъездам нет времени или возможности. Тогда также открытое заседание совета (объявленное заранее и хорошо подготовленное) может помочь услышать мнения собственников.
Все указанные методы выявления мнений собственников различаются по затратам труда, времени, материальных ресурсов. Выбор метода общения с собственниками – это дело совета дома. Важно лишь то, что объединяет все перечисленные методы, а именно следующее: инициатива контакта исходит от совета, но каждый раз собственникам предлагается тем или иным образом прореагировать на обращение совета – ответить, высказать свое мнение или предложение. Таким образом, названные методы нацелены на установление двустороннего общения между советом и собственниками помещений.
Совет дома может принять следующий порядок учета мнений и пожелания собственников при подготовке предложения совета:
Шаг 1. Разослать собственникам до общего собрания проекты всех подготовленных советом документов с предложением высказать замечания и внести предложения.
Шаг 2. Собрать предложения всех откликнувшихся собственников.
Шаг 3. Проанализировать и обсудить на заседании совета поступившие предложения.
Шаг 4. Внести необходимые изменения в предложение совета общему собранию.
Шаг 5. Проинформировать собственников о том, сколько и какие предложения поступили, что учтено, по каким причинам отдельные предложения отклонены.
Как информировать собственников о работе совета дома?
Информирование о работе совета дома и состоянии дел чрезвычайно важно для поддержания хороших взаимоотношений между советом и собственниками. Если собственники не знают, что и как делает совет, очень скоро они решат, что совет не делает ничего, даже если реальные результаты работы совета превосходят первоначальные ожидания.
Способов информировать собственников, так же как и способов выявить их мнения, немало. Самые доступные из них:
• информационный уголок;
• информационные листки (объявления) на досках объявлений в подъездах и на придомовой территории.
В последнее время очень популярным способом распространения информации является также электронная почта и Интернет. Если информационная комиссия сможет использовать такие информационные возможности, это будет удобно для тех собственников помещений в доме, которые имеют компьютеры, подключенные к Интернету.
Какую информацию важно доносить до собственников помещений и размещать в информационном уголке? Рекомендуется размещать в информационных уголках, на досках объявлений следующую информацию:
• сведения о совете дома (фамилия, имя, отчество председателя и членов совета, контактные телефоны);
• сведения об избранных старших по подъездам (если имеются) в доме (фамилия, имя, отчество, контактные телефоны);
• сведения о созданных комиссиях собственников помещений (если имеются) в доме (фамилия, имя, отчество председателей комиссий, контактные телефоны);
• информация о предстоящих мероприятиях в доме (общие собрания, заседания совета, праздники, акции и т.п.);
• решения общего собрания (выписки из протоколов);
• предложения совета дома;
• отчет управляющей организации за предыдущий год (за месяц, за квартал);
• заключение совета дома на отчет управляющей организации
• план работ на текущий (будущий) год;
• размер платы за содержание общего имущества в доме в расчете на 1 кв. м. общей площади помещений, когда и кем утвержден, тарифы на коммунальные услуги;
• телефоны аварийно-диспетчерской службы, телефоны других служб;
• информация о сроках проведения работ по ремонтам;
• результаты проведенных опросов собственников помещений.
Любую письменную информацию рекомендуется излагать просто и доступно и в уважительной манере.
Необходима сменяемость членов совета.
Жилищный кодекс установил, что совет дома переизбирается каждые два года (если иной срок не установлен общим собранием собственников помещений в доме) . И хотя собственники могут проголосовать за переизбрание тех же членов совета на новый срок, тем не менее предполагается, что состав совета должен обновляться, ни члены совета, ни его председатель не должны быть бессменными «руководителями» в доме. Целесообразно, чтобы большинство собственников попробовали себя в роли лидеров. Это повышает их ответственность за состояние дома, за конструктивный подход к решению вопросов с учетом интересов большинства, за поддержание доброжелательной атмосферы. Кроме того, как бы ни распределялась нагрузка по выполнению функций совета дома между членами совета, комиссий собственников и активом, все равно большая нагрузка лежит на членах совета и особенно председателе совета дома. Поэтому важно регулярно передавать эту нагрузку все новым и новым людям. Полезно в каждые следующие выборы обновлять состав совета дома не менее чем на треть. Тогда в совете остаются и люди с опытом работы и появляются «свежие силы».
Действующему совету дома рекомендуется заблаговременно подумать об обновлении состава совета после окончания срока, на который он избран. Кандидатуры в новый состав совета надо искать среди членов разных комиссий, собственников, проявляющих высокую активность.
