Одним из этапов готовности к проверки ГИТ является составлене плана работы по охране труда
Распределите все мероприятия на год. Когда придет инспектор надзорного органа, он увидит ваш план и что работа по ОТ уже началась. Штраф, конечно, будет, но правонарушение уже не будет признано длящимся.
Пример плана работ по ОТ: * plan rabot OT
Какие проверки проводит трудовая инспекция
В целях соблюдения всеми работодателями трудового законодательства трудовая инспекция проводит плановые и внеплановые проверки (ч. 1 ст. 353, ч. 2 ст. 360 ТК РФ). Порядок их проведения регулируется положениями Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ и Административного регламента, утвержденного приказом Минтруда России от 30 октября 2012 г. № 354н.
Проверку, как плановую, так и внеплановую, могут провести в двух формах: выездной и документарной (ч. 11 ст. 9 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Общая характеристика каждой из форм проверки приведена в таблице.
В ходе проведения как плановой, так и внеплановой документарной проверки она может быть переквалифицирована в выездную, если трудовому инспектору потребуется оценить по местонахождению организации соответствие ее деятельности обязательным требованиям трудового законодательства (ч. 3 ст. 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
Для проведения выездной проверки трудовая инспекция может привлекать экспертов и экспертные организации, которые не состоят в гражданско-правовых и трудовых отношениях с проверяемой организацией и не являются с ней аффилированными лицами. Об этом сказано в части 6 статьи 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
Какие права и обязанности есть у организации и у трудовой инспекции при проведении проверки
В ходе проведения как плановой, так и внеплановой проверки трудовые инспекторы и работодатели имеют определенные права и обязанности (ст. 12 и 15 Конвенции об инспекции труда от 11 июля 1947 г. № 81, ст. 357 и 358 ТК РФ, ст. 21 и 25 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Их подробный перечень приведен в таблице.
Обратите внимание, что трудовой инспектор не может проводить выездную проверку во время отсутствия руководителя организации или иного уполномоченного представителя работодателя. Исключение составляют случаи, когда имеются факты:
причинения вреда жизни и здоровью граждан;
угрозы безопасности государства;
возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера и т. п.
Это следует из положений пункта 2 статьи 15 и подпункта «б» пункта 2 части 2 статьи 10 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
Что может стать основанием для проведения плановой проверки
Основанием для проведения проверки является ежегодный план проверок (ч. 3 ст. 9 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Работодателя могут включить в план, если прошло три года со дня:
государственной регистрации организации или предпринимателя;
окончания проведения последней плановой проверки;
начала осуществления отдельных видов деятельности, которые носят уведомительный характер.
Об этом сказано в части 8 статьи 9 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
Ежегодный план проверок содержит:
сведения о работодателе, в отношении которого будет проведена плановая проверка;
цель и основание проведения проверки;
сроки начала и окончания проверки;
наименование территориальной трудовой инспекции, которая будет проводить проверку.
Об этом говорится в части 4 статьи 9 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
Доступ к плану открытый. Узнать, включена ли организация в план проверок трудовой инспекции, можно:
на сайте Генеральной прокуратуры России;
на официальном сайте Роструда.
План проверок на следующий год публикуют на сайте Генеральной прокуратуры России до 31 декабря текущего года, а на официальных сайтах территориальных инспекций Роструда – до 1 декабря.
Это предусмотрено частями 5 и 7 статьи 9 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ, пунктами 5 и 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 30 июня 2010 г. № 489, и пунктом 40 Административного регламента, утвержденного приказом Минтруда России от 30 октября 2012 г. № 354н.
Кроме того, информацию обо всех проводимых плановых и внеплановых проверках бизнеса, их результатах, а также о принятых мерах можно узнать из Единого реестра проверок. Ведет реестр Генеральная прокуратура России.
В Едином реестре проверок предусмотрена следующая информация:
учетный номер проверки;
кем и в отношении кого проводилась;
цели, задачи, правовые основания, предмет и сроки проведения;
информация, указываемая в акте проверки;
результаты проверки и принятые меры.
Такой порядок предусмотрен в статье 13.3 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
Ознакомиться с Единым реестром проверок можно на официальном сайте Генеральной прокуратуры России.
В утвержденный план проверок могут быть внесены изменения в случае исключения организации или индивидуального предпринимателя из плана проверок или при изменении указанных в плане сведений о юрлице или ИП.
При этом исключают проверку из ежегодного плана, если:
невозможно провести плановую проверку организации в связи с ее ликвидацией или реорганизацией или в связи с тем, что индивидуальный предприниматель прекратил свою деятельность;
организация или индивидуальный предприниматель прекратили деятельность или эксплуатацию объектов защиты, объектов использования атомной энергии, опасных производственных объектов, гидротехнических сооружений, подлежащих проверке;
изменен класс опасности опасного производственного объекта или класс гидротехнического сооружения, которое подлежит проверке;
изменена категория объектов, которые оказывают негативное воздействие на окружающую среду, а также уровень государственного экологического надзора;
орган государственного контроля или надзора, который осуществляет контроль или надзор с применением риск-ориентированного подхода, принял решение об отнесении деятельности юрлиц и ИП, а также используемых ими производственных объектов к определенной категории риска или определенному классу опасности. Либо в случае решения об изменении присвоенных ранее категорий риска или класса опасности;
принято решение исключить организацию из плана проверок по обращению работодателя, который считает, что его необоснованно включили в план;
прекращено или аннулировано действие лицензии – для проверок, запланированных в отношении лицензиатов;
наступили обстоятельства непреодолимой силы.
Сведения об организации или индивидуальном предпринимателе изменяют в плане проверок, если:
юридическое лицо или ИП изменили адрес местонахождения или фактический адрес;
организация реорганизована;
юридическое лицо изменило свое название, а ИП изменил фамилию, имя и отчество.
Изменения в план вносят после решения органа государственного контроля или надзора или органа муниципального контроля.
Контролирующий орган в течение трех рабочих дней со дня внесения изменений в ежегодный план проверок направляет сведения об изменениях в прокуратуру на бумаге или в электронном виде. Сведения на бумаге вместе с электронной копией отправляют заказным письмом с уведомлением о вручении. В электронном виде сведения направляют в форме электронного документа, подписанного электронной подписью. Сведения об изменениях в плане проверок также размещают на официальном сайте в Интернете в течение пяти рабочих дней со дня их внесения. Об этом говорится в пунктах 7 и 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 30 июня 2010 г. № 489.
Какие организации временно освобождены от плановых проверок
Организации и индивидуальные предприниматели, которые относятся к субъектам малого предпринимательства, в целях программы по развитию бизнеса в общем случае временно освобождены от плановых проверок. Мораторий на проверки действует в период с 1 января 2016 года по 31 декабря 2018 года. Такой порядок предусмотрен в части 1 статьи 26.1 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
Исключения предусмотрены для субъектов малого предпринимательства, в отношении которых:
ранее вступило в силу постановление о назначении административного наказания за грубое нарушение Кодекса РФ об административных правонарушениях или же имели место дисквалификация или административное приостановление деятельности;
было принято решение о приостановлении или аннулировании лицензии, выданной в соответствии с Законом от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ.
При этом проверки таких субъектов будут возможны только при условии, что с даты окончания проверки, по результатам которой вынесено постановление либо принято решение, прошло менее трех лет.
Об этом говорится в части 2 статьи 26.1 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
Отмена плановых проверок также не распространяется на организации и индивидуальных предпринимателей, которые занимаются видами деятельности из Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 ноября 2009 г. № 944 (ч. 9 ст. 9 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
Сообщать и документально подтверждать статус субъекта малого предпринимательства, чтобы не попасть под плановую проверку, организациям и индивидуальным предпринимателям не нужно. Контролирующие органы проверяют эту информацию самостоятельно при составлении планов проверок (п. 4 ст. 26.1 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
Если работодателя необоснованно включили в план проверок, оформите специальное заявление для отмены плановой проверки.
Как исключить организацию из плана проверок
Если работодатель считает, что его необоснованно включили в ежегодный план проверок – без учета действующего ограничения для субъектов малого предпринимательства, то он вправе подать заявление об исключении из плана. Форма заявления с перечнем прилагаемых к нему документов и порядок его подачи и рассмотрения утверждены постановлением Правительства РФ от 26 ноября 2015 г. № 1268.
К заявлению приложите документы, которые подтверждают статус субъекта малого предприятия:
оригинал выписки из реестра акционеров, если организация относится к акционерным обществам. Его можно получить у держателя реестра акционеров;
заверенную руководителем или уполномоченным лицом копию отчета о финансовых результатах за один год из трех последних лет. Если отчет о финансовых результатах не составляете, тогда приложите документ, в котором есть информация о выручке от реализации без учета НДС за один год из трех последних лет;
заверенную руководителем или уполномоченным лицом копию сведений о среднесписочной численности сотрудников.
Такое заявление можно подать как в бумажной, так и в электронной форме в орган государственного контроля в соответствующей сфере, который включил организацию в план проверок.
Рассмотреть заявление в ведомстве должны в течение 10 рабочих дней. А еще через три дня должны сообщить результат в письменном виде. Это могут быть решения:
об удовлетворении заявления и исключении из плана;
об отказе в исключении;
о возвращении документов, если указанную проверку в плане не найдут.
Результат рассмотрения заявления можно попытаться обжаловать в вышестоящем ведомстве или в суде. Такие правила установлены пунктами 3–8, 10, 11 и 17 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 ноября 2015 г. № 1268.
С какой периодичностью проводят плановые проверки
Периодичность проведения плановых проверок зависит от того, к какой категории риска отнесена деятельность организации или индивидуального предпринимателя.
В зависимости от категории риска плановую проверку проводят со следующей периодичностью:
для категории высокого риска – один раз в два года;
для категории значительного риска – один раз в три года;
для категории среднего риска – не чаще чем один раз в пять лет;
для категории умеренного риска – не чаще чем один раз в шесть лет.
Если деятельность организации или индивидуального предпринимателя отнесли к категории низкого риска, то плановые проверки у них не проводят.
Об этом говорится в пунктах 20 и 21 постановления Правительства РФ от 1 сентября 2012 г. № 875.
О проведении плановой проверки трудовой инспектор обязан уведомить работодателя за три рабочих дня до ее начала. Для этого он направляет в организацию, как правило, заказным письмом с уведомлением о вручении копию распоряжения (приказа) о проведении проверки. Форма документа утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141. Об этом говорится в части 12 статьи 9 и части 1 статьи 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
В приказе о проведении проверки должны быть указаны следующие сведения:
наименование трудовой инспекции;
Ф. И. О., должности трудовых инспекторов, уполномоченных проводить проверку, а также привлекаемых к ней экспертов;
наименование организации или данные предпринимателя;
цели, задачи, предмет проверки и срок ее проведения;
правовые основания для проверки;
сроки проведения и перечень мероприятий по контролю;
перечень административных регламентов проведения мероприятий по контролю;
перечень документов, которые работодатель должен представить для проверки;
даты начала и окончания проверки.
Проверку могут проводить только те должностные лица, которые указаны в приказе. Это предусмотрено частями 1 и 2 статьи 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
Как определить, к какой категории риска относится деятельность работодателя
При плановых проверках работодателей применяют риск-ориентированный подход. Для этого деятельность всех организаций и индивидуальных предпринимателей относят к определенной категории риска. Критерии, по которым деятельность относят к определенной категории риска, утверждены постановлением Правительства РФ от 16 февраля 2017 г. № 197. От категории риска зависит периодичность плановых проверок работодателей.
Категорию риска присваивают в зависимости от показателя потенциального риска причинения вреда охраняемым законом ценностям в сфере труда. А именно жизни и здоровью работников, нарушению их трудовых прав, связанных с невыплатой зарплаты и других выплат в установленные сроки.
Категории риска работодателям имеют право присваивать:
главный государственный инспектор труда РФ либо его заместитель – при отнесении деятельности к категории высокого риска;
главный государственный инспектор труда в субъекте РФ либо его заместитель – при отнесении деятельности к категориям значительного, среднего и умеренного риска.
Если решение об отнесении к определенной категории риска отсутствует, значит, деятельность работодателя отнесли к категории низкого риска. Об этом говорится в пунктах 18 и 19 постановления Правительства РФ от 1 сентября 2012 г. № 875.
Выделяют следующие категории риска:
высокий риск – в случае если показатель потенциального риска причинения вреда охраняемым законом ценностям в сфере труда составляет 1 и более;
значительный риск – в случае если показатель потенциального риска причинения вреда охраняемым законом ценностям в сфере труда составляет от 0,99 до 0,75;
средний риск – в случае если показатель потенциального риска причинения вреда охраняемым законом ценностям в сфере труда составляет от 0,74 до 0,5;
умеренный риск – в случае если показатель потенциального риска причинения вреда охраняемым законом ценностям в сфере труда составляет от 0,49 до 0,25;
низкий риск – в случае если показатель потенциального риска причинения вреда охраняемым законом ценностям в сфере труда составляет менее 0,24.
Чтобы узнать, какую категорию риска им присвоили, работодатели могут обратиться в трудовую инспекцию с запросом в произвольной форме. Инспекция в течение 15 рабочих дней с даты получения запроса даст письменный ответ, в котором укажет категорию риска, которую присвоили работодателю (п. 23 постановления Правительства РФ от 1 сентября 2012 г. № 875).
Кроме того, на официальном сайте Роструда до 1 июля года, который предшествует году плановых проверок, разместят информацию о работодателях, деятельность которых отнесли к категориям высокого и значительного рисков.
В информации укажут:
полное наименование юрлица или фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя;
основной государственный регистрационный номер;
индивидуальный номер налогоплательщика;
местонахождение организации или адрес местожительства ИП;
место осуществления деятельности организации или ИП;
категорию риска и дату принятия решения об отнесении деятельности организации или ИП к этой категории.
Об этом говорится в пункте 21 постановления Правительства РФ от 1 сентября 2012 г. № 875.
Чтобы изменить категорию риска, организация или ИП могут обратиться в трудовую инспекцию с заявлением об изменении присвоенной их деятельности категории риска.
Сколько может длиться плановая проверка
По общему правилу срок проведения как документарной, так и выездной плановой проверки трудовой инспекцией не может превышать 20 рабочих дней.
При этом для субъектов малого предпринимательства общий срок выездных плановых проверок не может превышать в год:
50 часов для малого предприятия;
15 часов для микропредприятия.
В исключительных случаях срок проведения выездной плановой проверки может быть продлен, но не более чем на 20 рабочих дней, для малых предприятий – не более чем на 50 часов и микропредприятий – не более чем на 15 часов. Это возможно, если в ходе осуществления проверки возникнет необходимость в проведении:
сложных и длительных исследований, испытаний;
специальных экспертиз и расследований.
Срок проведения как документарной, так и выездной плановой проверки устанавливается отдельно по каждому филиалу, представительству или структурному подразделению организации, которая осуществляет деятельность на территориях нескольких регионов.
Проверяющие могут приостановить срок проверки, если им нужно получить документы в рамках межведомственного взаимодействия между госорганами. Срок приостановки проверки не может быть более чем 10 рабочих дней. При этом повторно приостанавливать проверку нельзя. Об этом говорится в частях 1–4 статьи 13 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ, пункте 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 1 сентября 2012 г. № 875.
По истечении срока плановой проверки трудовой инспектор оформляет ее результаты и сообщает о них организации (ч. 1 ст. 16 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ, п. 14 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 1 сентября 2012 г. № 875). Если организация не согласна с выводами проверяющих, а также с действиями инспекторов в ходе проверки, то она может обжаловать их (п. 4 ст. 21 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
Что может стать основанием для проведения внеплановой проверки
Провести внеплановую проверку инспекция может только в ограниченных законодательством случаях:
1) истек срок исполнения ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований трудового законодательства;
2) в трудовую инспекцию поступили:
заявления от граждан, организаций или информация от органов государственной власти, органов местного самоуправления, профсоюзов, из СМИ о фактах нарушений работодателем требований трудового законодательства, в том числе требований охраны труда, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью сотрудников;
обращения или заявления сотрудника о нарушении работодателем его трудовых прав. В том числе обращения работников о невыплате или неполной выплате зарплаты и иных выплат в установленный срок либо об установлении размера зарплаты меньше МРОТ;
запрос сотрудника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте;
3) издано распоряжение руководителя трудовой инспекции о проведении внеплановой проверки в соответствии с поручениями Президента РФ или Правительства РФ либо на основании требования прокурора в связи с поступившими в органы прокуратуры материалами и обращениями.
Это следует из положений части 2 статьи 10 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ, части 7 статьи 360 Трудового кодекса РФ, пункта 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 1 сентября 2012 г. № 875.
По общему правилу внеплановые проверки, проводимые госорганами по поступившим заявлениям и информации о нарушениях со стороны работодателя, проводятся только по предварительному согласованию с прокуратурой (ч. 5 ст. 10 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Вместе с тем, указанное правило не касается проверок в области трудового законодательства. При поступлении соответствующего заявления или информации сотрудники трудовой инспекции могут провести внеплановую проверку незамедлительно без предварительного согласования. Инспекторам по труду требуется лишь уведомить прокуратуру о проводимой внеплановой проверке. Об этом говорится в части 8 статьи 360 Трудового кодекса РФ и части 4 статьи 10 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
Внимание! Анонимные заявления и обращения не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки (ч. 3 ст. 10 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
Чтобы провести внеплановую проверку в организации, как выездную, так и документарную, руководитель территориального отделения трудовой инспекции или его заместитель должен издать соответствующее распоряжение (приказ) (ч. 1 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Его форма утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141.
О проведении внеплановой выездной проверки трудовая инспекция обязана уведомить организацию заранее. Сделать это она должна любым доступным способом не менее чем за 24 часа до начала проведения проверки (ч. 16 ст. 10 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Вместе с тем, предварительное уведомление не требуется, если:
известно, что в результате деятельности работодателя причинен или причиняется вред жизни или здоровью граждан (ч. 17 ст. 10 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ);
основанием для проведения внеплановой проверки стало заявление сотрудника о нарушении его трудовых прав или иная информация, свидетельствующая о серьезных нарушениях трудового законодательства со стороны работодателя (ч. 9 ст. 360 ТК РФ).
Что проверяет трудовая инспекция во время внеплановой проверки
В ходе внеплановой проверки трудовые инспекторы проверяют:
соблюдение организацией требований трудового законодательства;
выполнение предписаний трудовой инспекции;
принятые меры для предотвращения причинения вреда жизни и здоровью граждан, вреда окружающей среде и т. п.
Об этом сказано в части 1 статьи 10 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ, части 6 статьи 360 Трудового кодекса РФ.
Если основанием для проведения внеплановой проверки стало заявление, то проверяющие анализируют факты, которые послужили причиной такого обращения.
Для достижения целей и задач внеплановой проверки трудовые инспекторы вправе проверить любые документы и сведения, имеющие непосредственное отношение к предмету проверки (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ, ч. 1 ст. 11, ч. 1 ст. 12, п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
Сколько может длиться внеплановая проверка трудовой инспекцией
Срок проведения внеплановой проверки, как документарной, так и выездной, не должен превышать 20 рабочих дней. Если организация осуществляет свою деятельность в разных субъектах РФ, то срок проверки устанавливается отдельно по каждому филиалу или представительству организации. Проверяющие могут приостановить срок проверки, если им нужно получить документы в рамках межведомственного взаимодействия между госорганами. Срок приостановки проверки не может быть более чем 10 рабочих дней. При этом повторно приостанавливать проверку нельзя. Такой порядок установлен частями 1, 2.1 и 4 статьи 13 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ, пунктом 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 1 сентября 2012 г. № 875.
По истечении срока внеплановой проверки трудовой инспектор оформляет ее результаты и сообщает о них организации (ч. 1 ст. 16 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ, п. 14 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 1 сентября 2012 г. № 875). Если организация не согласна с выводами проверяющих, а также с действиями инспекторов в ходе проверки, то она может обжаловать их (п. 4 ст. 21 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
Какие документы для проверки может запросить трудовая инспекция
В ходе проверки – как плановой, так и внеплановой – трудовая инспекция может запрашивать и безвозмездно получать от работодателя документы, которые относятся к теме проверки (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ, ч. 1 ст. 11, ч. 1 ст. 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Это могут быть документы за любые периоды, если в приказе о проверке не установлено никаких ограничений.
Инспекторы не могут требовать при проверке:
документы и информацию, которые не относятся к предмету проверки (п. 3 ст. 15 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ);
документы, которые уже есть в электронных базах других госорганов. Такие документы проверяющие получают в порядке межведомственного обмена (п. 8 ст. 7, п. 8 ст. 15 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Перечень документов утвержден распоряжением Правительства РФ от 19 апреля 2016 г. № 724-р. В него входят сведения из ЕГРИП и ЕГРЮЛ, о среднесписочной численности работников за год, о задолженности по уплате штрафов за нарушения законодательства и еще десятки других документов.
Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяют индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от ее целей и фиксируют в приказе о проверке (п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
В частности, трудовая инспекция может запросить:
учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц;
трудовые договоры с сотрудниками и дополнительные соглашения к ним;
личные карточки и должностные инструкции сотрудников;
штатное расписание;
трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек;
приказы по кадрам о приемах, переводах, отпусках, увольнениях и т. п.;
Правила трудового распорядка;
локальные нормативные акты об оплате труда, например, Положение об оплате труда, Положение о премировании;
сведения об отсутствии задолженности по зарплате;
ведомости, записки-расчеты, а также иные документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты;
табели учета рабочего времени и т. д.
Если проверка касается соблюдения требований охраны труда в организации, то инспекция может запросить, например, инструкции по технике безопасности, журналы регистрации инструктажей и т. п.
Знакомиться с документами проверяющие будут или непосредственно в офисе организации, или у себя в инспекции, предварительно запросив документы по перечню. Это зависит от формы проводимой проверки: выездная или документарная.
Как представить документы по требованию трудовой инспекции при документарной проверке
В ходе документарной проверки инспекторы в первую очередь знакомятся с уже имеющимися у них документами по организации. Актами предыдущих проверок, материалами рассмотрения дел об административных нарушениях и т. п. Если достоверность сведений в имеющихся у инспекции документах вызывает сомнения или эти сведения недостаточны для целей проведения проверки, инспекция направляет в адрес работодателя мотивированный запрос с требованием представить недостающие для осуществления контроля документы. К запросу инспекция прикладывает заверенную печатью копию распоряжения (приказа) о проведении документарной проверки. Об этом говорится в частях 3, 4 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
Документы по запросу организация должна представить по местонахождению инспекции в течение 10 рабочих дней (ч. 5 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
Документы представляйте в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Удостоверять копии документов у нотариуса не требуется, если только иное не предусмотрено в законодательстве (ч. 7 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
Кроме того, указанные в запросе документы работодатель вправе представить в трудовую инспекцию в форме электронных документов, порядок передачи которых определяет Правительство РФ (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
По итогам анализа полученных от организации документов сотрудники инспекции могут выявить ошибки или несоответствия с уже имеющейся у них информацией. В таком случае инспекторы известят работодателя о наличии обнаруженных ошибок или расхождений и потребуют соответствующих пояснений.
На дачу пояснений организации отводится 10 рабочих дней. Представить их нужно в письменной форме по местонахождению инспекции. К пояснениям организация может приложить дополнительные документы, которые подтвердят достоверность ранее переданных в инспекцию документов и сведений. Об этом говорится в частях 8, 9 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
Как представить документы по требованию трудовой инспекции при выездной проверке
В ходе выездной проверки инспекторы знакомятся с необходимыми документами, оригиналами и их копиями, по местонахождению организации или по месту фактического осуществления ее деятельности. При этом инспекторы вправе запрашивать документы, а организации обязаны их представлять только в том случае, если выездной проверке не предшествовала документарная. Такой порядок предусмотрен в части 5 статьи 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
Как проверить локальные акты организации перед проверкой
Правила трудового распорядка
Убедитесь, что всех сотрудников при приеме на работу ознакомили с Правилами трудового распорядка. Если в Правила вносили корректировки, то все сотрудники должны быть ознакомлены под роспись с изменениями (ст. 22, 68 ТК РФ). Сравните содержание Правил с требованиями Трудового кодекса РФ (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). Проверьте, есть ли ошибки, которые можно успеть исправить до начала проверки. Так, обязательно обратите внимание на дни выплаты заработной платы. Зарплату нужно выплачивать не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. То есть крайний срок выдачи зарплаты за первую половину месяца – 30-е число текущего месяца, а зарплаты за вторую половину месяца– 15-е число следующего месяца.
Если в организации применяют суммированный учет рабочего времени, то это нужно отразить в Правилах (ч. 4 ст. 104, ст. 136 ТК РФ). Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска также отразите в Правилах, если ее не зафиксировали в коллективном договоре.
Проверьте положения о дисциплинарной ответственности работников, о порядке привлечения к ней. В Правилах не может быть взысканий, которые не соответствуют статье 192 Трудового кодекса. Например, штрафов за опоздания или грубое общение с клиентами. В противном случае такие положения нужно исключить.
Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ)
Проверьте, что пройдена специальная оценка условий труда. Результаты по общему правилу действительны пять лет. Дополнительно проверьте срок сдачи в Роструд декларации соответствия условий труда. Как показывает практика, инспекторы часто обращают внимание на этот момент. Так, декларацию нужно подать не позднее 30 рабочих дней со дня утверждения отчета о проведении СОУТ. Сделать это можно лично или направив почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Как вариант, направить декларацию можно и электронно, заполнив форму на официальном сайте Роструда. Но для этого у работодателя должна быть квалифицированная электронная подпись.
Также убедитесь, что все сотрудники ознакомлены с результатами проведения СОУТ на их рабочих местах (ч. 5 ст. 15 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ). Если подписей нет – то у инспекции появится лишний повод для штрафа.
Если в компании проведена аттестация (до 1 января 2014 года), то по аналогии сотрудники должны быть ознакомлены с картами аттестации рабочих мест.
Информация об условиях труда на рабочих местах, полученная по результатам аттестации или СОУТ, должна быть обязательно отражена в трудовых договорах с сотрудниками. Если по результатам СОУТ условия на конкретном рабочем месте изменились, нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Инспекторы, как правило, проверяют это требование.
Как проверить кадровые документы сотрудников перед проверкой
Трудовые договоры
Трудовые договоры оформляют с каждым работником не позднее трех дней с даты фактического допуска к работе. То есть количество действующих договоров по общему правилу не может быть меньше количества работников. Помимо наличия договоров важно проверить, чтобы их содержание отвечало статьям 57, 136 Трудового кодекса РФ. Например, обязательное условие договора – трудовая функция. То есть работа по должности, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретного вида поручаемой работы (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 21 января 2014 г. № ПГ/13229-6-1). Должность в договоре должна соответствовать штатному расписанию. Также в договоре нужно отразить размер оплаты труда, условия перечисления или выдачи зарплаты.
Если все договоры шаблонные, то достаточно проверить шаблон и выборочно 5 процентов заключенных договоров, но не менее 10 штук. Это поможет убедиться, что от шаблона в компании не отступают. Если условия трудового договора менялись, убедитесь, что есть дополнительные соглашения. Новые сведения о сотруднике и работодателе можно вносить прямо в текст договора (ст. 57 ТК РФ).
В срочных трудовых договорах особое внимание уделите сроку и основанию, по которому он заключен. Срок и основание должны соответствовать требованиям статьи 59 Трудового кодекса РФ. Если условие о срочном характере договора утратило силу, проверьте, оформлено ли дополнительное соглашение с сотрудником о том, что договор признали заключенным на неопределенный срок.
Трудовые книжки
В первую очередь следует пересчитать все имеющиеся трудовые книжки сотрудников. Трудовые книжки оформляют на всех сотрудников, которые проработали в организации более пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Исключение – внешние совместители. Их книжки хранят по основному месту работы. Иногда книжек может быть и больше, если кто-то из сотрудников не забрал свой документ при увольнении. Такие книжки работодатели обязаны хранить до востребования не менее 75 лет (п. 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
По всем книжкам следует провести сплошную проверку. Сверить записи с приказами по личному составу, оформить все недостающие записи о переводах.
Затем проверьте, все ли трудовые книжки зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Также проверьте подписи всех уволенных сотрудников, которые получили на руки трудовую книжку.
Как подготовить к проверке штатное расписание, табели учета рабочего времени, Положение об оплате труда и Положение о защите персональных данных
Положение об оплате труда
Установите размер доплат за работу в условиях, которые отклоняются от нормальных.
Если нет отдельных ЛНА о премировании или командировках, порядок оплаты в этих случаях установите в положении.
Уточните критерии начисления премий. Не указывайте лишение премии как вид дисциплинарного взыскания.
Исключите из положения условие, которое позволяет не премировать сотрудников, которые уволились на момент выплаты
Положение о защите персональных данных
Оформите список лиц, имеющих доступ к персональным данным, и бланк заявления о согласии на обработку персональных данных в качестве приложений.
В списке лиц, имеющих доступ к персональным данным, установите, к каким сведениям сотрудник имеет доступ, исполняя свои обязанности.
Определите состав персональных данных и порядок, в котором их будут обрабатывать, хранить и передавать другим лицам
Инструкции по охране труда
Разработайте недостающие инструкции по всем видам работ, профессиям и должностям (ч. 2 ст. 212 ТК РФ, п. 5.1 Методических рекомендаций, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80).
Утвердите инструкции по охране труда с учетом мнения профсоюза (при наличии)
Штатное расписание:
Не устанавливайте разную зарплату по одинаковым должностям. Назовите должности по-разному.
Если закон устанавливает льготы или ограничения в отношении работы в должности или вида работ, сверьте наименования должностей организации со справочниками ЕТКС, ЕКС или профессиональными стандартами.
Изменяемую величину надбавки (в процентах) не указывайте в штатном расписании. В примечании сделайте ссылку на документ, устанавливающий надбавку
Табель учета рабочего времени
Издайте приказ о назначении ответственного за ведение табеля.
Внесите исправления, если накануне выходных праздничных дней время работы не сократили на час.
Внутренних совместителей внесите в табель дважды: как основного работника и как совместителя
Личные карточки работников:
Сверьте сведения в личной карточке с приказами, копией паспорта работника, трудовой книжкой, СНИЛС, документами воинского учета, документами об образовании.
Внесите недостающие записи в личную карточку.
Ознакомьте работника под подпись с общими сведениями и о воинском учете (подпись после раздела II), с каждой внесенной записью о приеме и переводе.
Проверьте личные карточки уволенных работников, подписи в них
Расчетный листок
Если форма расчетного листка не утверждена, издайте приказ. Предварительно получите мотивированное мнение профсоюза (при наличии).
Заведите журнал выдачи расчетных листков или определите иной порядок, который документально подтвердит, что работники получают сведения о своей заработной плате
График отпусков
Разрабатывая график отпусков, документально подтвердите, что учли мнение профсоюза (при наличии). Получите отметку в графике.
Проверьте, чтобы работники были уведомлены о начале отпуска.
Внесите в график отпусков сведения об использованных отпусках в соответствии с приказами.
Согласуйте переносы отпуска, подтвердите согласие документами
Какая ответственность грозит организации, если она не представит документы для проверки
Неправомерное непредставление документов по требованию проверяющих из трудовой инспекции является нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.
При наличии такого нарушения по заявлению трудовой инспекции суд может вынести предупреждение или наложить штраф:
на граждан – в размере от 500 до 1000 руб.;
на должностных лиц организации, например, ее руководителя, – в размере от 2000 до 4000 руб.
Это следует из совокупности положений части 1 статьи 19.4, части 1 статьи 23.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Как трудовая инспекция оформляет результаты проверки
По итогам проведенной проверки, как плановой, так и внеплановой, трудовой инспектор:
вносит запись в журнал учета проверок (ч. 9 ст. 16 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ);
составляет акт проверки (ч. 1–5 ст. 16 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
Кто обязан вести журнал учета проверок
Журнал учета проверок, который заполняют контролирующие ведомства по итогам проведенной проверки, обязаны вести все работодатели (ч. 8–9 ст. 16 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Форма журнала утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141. Журнал должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью (ч. 10 ст. 16 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
По итогам проверки трудовой инспектор заносит в журнал следующие сведения:
наименование территориальной трудовой инспекции;
даты начала и окончания проведения проверки;
продолжительность проверки;
дату и номер распоряжения (приказа) о проведении проверки;
цели, задачи и предмет проверки;
выявленные нарушения и выданные предписания;
фамилии, имена, отчества, должности трудовых инспекторов, которые проводили проверку, и их подписи.
Это следует из положений части 9 статьи 16 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
Ответственность за отсутствие журнала у работодателя законодательством не предусмотрена. Если в организации журнал не ведется, то проверяющий укажет на это в акте проверки (ч. 11 ст. 16 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
В какие сроки и в какой форме трудовая инспекция должна составить акт проверки
По общему правилу акт проверки инспектор составляет в двух экземплярах сразу после окончания проверки (ч. 1 и 4 ст. 16 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). В исключительных случаях на составление акта отводится три рабочих дня. Это возможно, если для составления документа необходимо получить заключения по результатам проведенных исследований, испытаний или экспертиз. Об этом говорится в части 5 статьи 16 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
Форма акта утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141.
Акт должен содержать подробную информацию о проведенной проверке, а именно:
дату, время и место составления акта;
наименование территориальной трудовой инспекции, сотрудники которой проводили проверку;
дату и номер распоряжения (приказа) руководителя трудовой инспекции (его заместителя) о проведении проверки;
фамилию, имя, отчество и должность трудового инспектора, проводившего проверку;
наименование проверяемой организации (индивидуального предпринимателя);
дату, время, продолжительность и место проведения проверки;
сведения о результатах проверки, о выявленных нарушениях, об их характере и о лицах, допустивших указанные нарушения;
сведения об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом представителя проверяемой организации (индивидуального предпринимателя);
сведения о внесении записи о проведении проверки в журнал учета проверок либо о невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием журнала проверок;
подпись трудового инспектора, проводившего проверку.
Такие требования к содержанию акта установлены в части 2 статьи 16 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
Какие документы должен оформить трудовой инспектор, если в ходе проверки будут выявлены нарушения
Если в ходе проверки трудовой инспектор выявил нарушение трудового законодательства, то помимо акта он:
составляет предписание с указанием сроков устранения выявленных нарушений (п. 1 ч. 1 ст. 17 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ);
оформляет протокол об административном правонарушении в рамках имеющихся полномочий (п. 2 ч. 1 ст. 17 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ, п. 1 ч. 1 ст. 28.1 КоАП РФ).
При этом за все нарушения трудового законодательства, выявленные в ходе проверки, инспектор может привлечь к административной ответственности только один раз (ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ). Аналогичную позицию занимают и суды. См., например, постановление Пермского краевого суда от 25 июня 2013 г. № 44а-492-2013.
Внимание: неисполнение в установленный срок предписания трудовой инспекции является правонарушением, за которое предусмотрена административная ответственность
Какие документы могут приложить к акту проверки трудовой инспекциb
Предписание об устранении нарушений прикладывается к акту проверки. Кроме того, к акту могут быть приложены:
протоколы или заключения проведенных исследований, испытаний, экспертиз;
объяснения сотрудников организации (предпринимателя), на которых возложена ответственность за нарушения требований законодательства;
иные подтверждающие документы (их копии), имеющие непосредственное отношение к результатам проверки.
Об этом говорится в части 3 статьи 16 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
Как трудовая инспекция должна вручить организации акт проверки
Один экземпляр акта с копиями приложенных документов вручается руководителю организации (иному уполномоченному представителю) под подпись об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с ним. Если акт вручить невозможно или руководитель (уполномоченный представитель) отказывается поставить подпись, то инспекция направляет акт по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой порядок установлен частью 4 статьи 16 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.
В каком порядке происходит рассмотрение протокола об административном правонарушении, составленного трудовой инспекцией по результатам проверки
Протокол об административном правонарушении, составленный по итогам проверки, свидетельствует о возбуждении административного дела, которое подлежит рассмотрению (ч. 4 ст. 28.1 КоАП РФ).
Административные дела о нарушениях трудового законодательства рассматривают сами инспекторы, которые и проводили проверку (ч. 1 ст. 22.2, ч. 1, 2 ст. 23.12 КоАП РФ, абз. 13 ст. 357 ТК РФ). Срок рассмотрения – 15 календарных дней (ч. 1 ст. 29.6 КоАП РФ). В ряде случаев указанный срок может быть продлен, но не более чем на один месяц (ч. 2 ст. 29.6 КоАП РФ). При этом на практике большинство дел о правонарушениях в сфере трудового законодательства рассматриваются в день составления протокола.
По итогам рассмотрения дела трудовой инспектор может вынести постановление:
о назначении административного наказания;
о прекращении производства по делу, если сочтет нарушение незначительным. Об этом говорится в части 1 статьи 29.9 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Аналогичную позицию занимают и суды. См., например, постановление Тамбовского областного суда от 1 июля 2013 г. № 4-а-119.
Копия оформленного постановления вручается работодателю под расписку или высылается в его адрес по почте в течение трех календарных дней со дня вынесения (ч. 2 ст. 29.11 КоАП РФ).
